Timemanagement voor trainers

Heb jij ook wel eens dat je aan het einde van een training nog niet alles behandeld hebt? Timemanagement voor trainers is net zo nodig als timemanagement op ieder ander werkgebied. Vrijwel iedere trainer zal dat herkennen. Toch geloof ik dat je zelden ‘te weinig tijd’ hebt. In dit artikel wil ik uitleggen hoe dat zit en geef ik je tips om te spelen met trainingstijd.

Eerst geef ik je een herkenbaar voorbeeld. In mijn train-de-trainercursussen geven de deelnemers minitrainingen. De deelnemers voeren dan een training van twintig minuten uit voor de groep. Die tijd is natuurlijk heel beperkt, dus gebeurt het regelmatig dat een trainer niet alles af krijgt, want na die twintig minuten begint de groep gewoon te applaudisseren. De volgende reactie heb ik al vaak gehoord van mijn deelnemers: “Ik had gewoon te weinig tijd. Twintig minuten is veel te kort. Als ik meer tijd had gehad, dan had ik het veel beter kunnen doen.”

Als opleider van trainers vind ik het altijd weer leuk als ik zo’n reactie krijg. Want dat geeft me de gelegenheid om met de groep in gesprek te gaan over een thema dat een wezenlijk onderdeel is van het trainersvak: timemanagement voor trainers. Mijn eerste reactie is dan ook meestal (met een plagerig glimlachje) “Nee hoor, dat kan niet. De tijd kan nooit te kort zijn. Twintig minuten is twintig minuten. Ik heb er niets vanaf gehaald…” Meestal valt er dan een stilte en komt iemand in de groep tot het inzicht: “We willen vaak te veel binnen de tijd die we hebben.” Inderdaad: De tijd is niet te kort; je doel is te groot!

Daarmee komen we bij een essentieel aspect van het trainersvak: keuzes maken. Als deskundige sta je wellicht met jarenlange ervaring en boeken vol met kennis voor je groep en wil je, met de beste bedoelingen, zoveel mogelijk daarvan overdragen aan je deelnemers. Als je vooraf geen duidelijke keuzes maakt en geen- of te grote doelen stelt, heeft dat drie vervelende gevolgen. Ik heb ze zelf ook meegemaakt in mijn trainingen:

1. Vanwege jouw haast in de training, ga je oefeningen of tussenstappen overslaan. Want je wilt zoveel mogelijk behandelen. Je gaat steeds meer ‘zenden’. Jij en jouw deelnemers worden er doodmoe van en er wordt vrijwel niet meer geleerd.
2. Doordat je alles wilt doen en niet kunt kiezen, ga je uitweiden over details die (nog) helemaal niet relevant zijn voor de deelnemers. Je vergeet dat niet de inhoud van jouw training, maar de werkpraktijk van jouw deelnemers centraal zou moeten staan. Jouw training wordt daardoor minder relevant voor jouw deelnemers.
3. Je gaat naar huis met het gevoel dat je tekort geschoten bent. Je had nog zoveel meer willen meegeven.

Timemanagement voor trainers is op twee momenten belangrijk:

1. Voorbereiding = keuzes maken
2. Trainen = spelen met tijd

1. Timemanagement voor trainers = keuzes maken

De belangrijkste stap is dat je vooraf keuzes maakt. Allereerst pak je de trainingsopdracht. Waarom wordt deze training eigenlijk gegeven? Welk probleem hebben de deelnemers? Wat wil de opdrachtgever of willen de deelnemers ná de training graag bereiken? Hoe ziet de praktijk van jouw deelnemers eruit? Je kunt vervolgens een mindmap of overzicht maken van alle mogelijke doelen en onderwerpen.

Als je dat helder hebt, komt meestal ‘tijd’ als beperkende factor om de hoek. De opdrachtgever heeft bijvoorbeeld maar één dag beschikbaar. Als de tijd nog niet vaststaat, maak ik meestal een overzichtje voor de opdrachtgever, zodat deze kan kiezen. Recent deed ik dat nog voor een training Motiverende Gespreksvoering. Dit is de verkorte versie van dat overzichtje:

• Eén dagdeel: kennismaking met de methode Motiverende Gespreksvoering, oefenen met één techniek.
• Twee dagen met enkele weken tussenruimte: basiskennis van de methode, beheersing van de basistechnieken.
• Drie dagen, verspreid over twee maanden, met praktijkopdrachten: kennis van de methode, beheersing van de basistechnieken, ervaring met enkele extra technieken, toepassing van Motiverende Gespreksvoering in het werk.

Ik ben van mening dat je beter één doel kunt bereiken dan vier doelen ‘behandelen’ en ze vervolgens niet bereiken. De belangrijkste vraag is dan: welke trainingsonderdelen zullen het meeste bijdragen aan het effect dat je wilt bereiken? Welk probleem is voor de deelnemers of de opdrachtgever het grootst? Welke onderdelen zullen ze na jouw training echt kunnen toepassen?

Als je op die manier de trainingsonderwerpen gaat ordenen, dan kun je kiezen welke onderwerpen je in de training stopt en welke je weglaat. Uit eigen ervaring, maar ook uit de ervaring van honderden andere trainers kan ik je vertellen: dat geeft jou rust tijdens de training en jouw deelnemers leren uiteindelijk veel meer.

Een nauwkeurige planning is niet stressvol, maar geeft je juist de ruimte om flexibel te zijn in de uitvoering. Of, zoals een deelnemer eens zei: “Je kunt pas improviseren als je de partituur kent.”

Het proces van keuzes maken is één van de onderdelen in de trainersopleiding van Bridge2learn. In hoofdstuk 3 van het boek De Trainingsachtbaan kun je er ook meer over lezen.

2. Timemanagement voor trainers = spelen met tijd

“Geen enkele trainingsplan overleeft het contact met de deelnemers.” Als je vooraf goede keuzes hebt gemaakt, ben je er nog niet. Want tijdens de uitvoering kan er van alles gebeuren. Bijvoorbeeld omdat je jezelf niet kunt beheersen en toch gaat uitweiden over allerlei ervaringen of details. Of omdat de deelnemers allerlei vragen stellen en je alle vragen wilt beantwoorden. Of omdat blijkt dat sommige onderdelen voor jouw deelnemers veel belangrijker of moeilijker zijn dan jij had ingeschat.

Een collega-trainer merkte een eens op: ‘spelen met tijd’ is belangrijker dan tijdbewaking. Ik vond dat een mooie opmerking. Tijdbewaking is natuurlijk nuttig, maar kan ook heel rigide worden. Spelen met de tijd, of liever: spelen binnen de tijd die je hebt, is veel beter. Dat kan alleen als je je prioriteiten helder hebt. Dan kun je een onderdeel bewust iets uit laten lopen of inkorten.

Om te kunnen spelen met tijd, is tijdbewustzijn nodig. Mijn trainingsplannen hebben een voorblad met daarop een globale planning. Dat voorblad ligt altijd zichtbaar voor me. Op die manier kan ik op ieder moment zien of ik nog ongeveer op schema zit of dat ik iets aan mijn planning moet aanpassen. Tijdens de training noteer ik meestal meteen in de planning hoe lang een werkvorm daadwerkelijk duurde, zodat ik daar een volgende keer rekening mee kan houden. Tijdregistratie is volgens mij de enige manier waarop je steeds beter kunt leren plannen.

Om het tijdbewustzijn bij mijzelf en mijn trainers-in-opleiding te vergroten, maak ik vaak gebruik van een zichtbare timer bij opdrachten. Op mijn telefoon gebruik ik de app ‘Countdown Timer’ of op de beamer een ‘online timer’. Bijvoorbeeld deze. Deelnemers moeten daar vaak een beetje aan wennen. Tijdbewustzijn kan aanvankelijk een beetje stress geven. Mijn ervaring is dat dit snel went. Daarnaast ben ik van mening dat de tijd er gewoon is. Je kunt als trainer de tijd wel negeren, maar dat is struisvogelpolitiek.

Opdrachten hebben in mijn trainingen bijna altijd een afgebakende tijd. Wanneer je de deelnemers 20 minuten aan een opdracht laat werken, wordt het resultaat meestal niet twee keer zo goed als je ze er 40 minuten aan laat werken. Dat betekent voor een trainer dat je het lef moet hebben om gesprekken of opdrachten te onderbreken en daarbij ook wel eens een ontstemde blik te krijgen. Ook nabesprekingen van rollenspellen of minitrainingen duren bij mij zelden langer dan 10 minuten. Dan is misschien niet alles gezegd, maar wel het belangrijkste.

Tenslotte nog één belangrijke tip: Jouw deelnemers hoeven jouw tijdstress niet te voelen. Misschien voel jij je wel vervelend omdat je een onderdeel in je programma moet overslaan. Maar de deelnemers weten dat meestal niet, en missen het dus ook niet. Als jij jouw stress met hen gaat delen, is dat voor jouw gevoel misschien wel lekker, maar jouw deelnemers hebben er niets aan. Sterker nog: ze kunnen er zelfs ontevreden door worden, omdat ze ineens weten wat ze missen. (Ik had nog een heel leuke werkvorm met een leuke verrassing, maar die sla ik vanwege tijdgebrek nu helaas over…) 

Wat zijn jouw ideeën bij timemanagement voor trainers? Schrijf jouw reactie hieronder en laat andere trainers delen in jouw inzichten en tips.

Opleiding tot Professioneel Trainer

In de erkende opleiding tot professioneel trainer van Bridge2learn leer je in vijf maanden de basis van het trainingsvak. In deze cursus oefen je ook met timemanagement voor trainers. Wil je daar meer over weten? Kijk dan eens op deze pagina, of neem contact met mij op: info@bridge2learn.nl.