Evalueren van trainingen

Als ik zeg: “Evalueren van trainingen“, welk beeld komt er dan bij je boven? De kans is groot dat je meteen denkt aan een formulier dat aan het einde van de trainingsdag wordt ingevuld door de deelnemers.

Ik hoop dat jij jezelf ook wel eens hebt afgevraagd wat het nut van zo’n evaluatieformulier is. In dit artikel wil ik daar enkele verrassende antwoorden op geven. En praktische tips die jou kunnen helpen bij het evalueren van trainingen. Vooral tip 7 vind ik erg nuttig!

Het evalueren van trainingen is ook een onderdeel van mijn methode De Trainingsachtbaan. Het boek kun je hier bestellen.

Oh nee… eerst nog evalueren!

Het is meestal niet het leukste moment voor jouw deelnemers. Ze hebben een dag hard gewerkt en willen misschien wel naar huis. Op dat moment kom jij nog met zo’n formulier waarop de deelnemers antwoord moeten geven op vragen waar ze meestal helemaal geen mening over hebben.

Wat wordt er vervolgens met dat evaluatieformulier gedaan?

1. De trainer scant in twee minuten alle formulieren op de grootste afwijkingen naar boven en beneden, glimlacht om de complimentjes en noteert iets als actiepunt wat hij zelf ook al bedacht had. “Een kroket bij de lunch zou fijn zijn.”
2. De opleidingsafdelingen stoppen de evaluaties in een dossier. Mocht er ooit een externe kwaliteitscontrole plaatsvinden, dan kunnen ze aantonen dat ze hun externe leveranciers beoordelen.
3. De cijfers worden door marketingafdelingen op de website en op Springest gezet om reclame te maken. ‘De deelnemers geven deze training gemiddeld een 8,9!’ 

Natuurlijk is dit lekker overdreven en hangt dit resultaat ook echt af van de vragen die je stelt. Maar wees eerlijk: hoeveel levert een evaluatieformulier nu echt op?

De waarde van een evaluatieformulier

In de tijd dat ik na iedere bijeenkomst een evaluatieformulier gebruikte, heb ik bewust geëxperimenteerd met het beïnvloeden van de resultaten. (Kan ik je aanraden, is echt leuk om te doen.) Bijvoorbeeld door enkele keren nadrukkelijk te noemen dat de organisatie besloten had geen soep meer te serveren bij de lunch. Meteen zie je dat op de helft van de evaluatieformulieren terug. “Jammer dat er geen soep bij de lunch was.” Inmiddels ken ik ook wat trucjes om de beoordelingen omhoog te krijgen. En geloof me: dat kun je doen zonder je training echt beter te maken. Lees maar…

Welke van de onderstaande zinnen is waar?

1. Trainingen die hoog scoren op tevredenheid (het eindcijfer) zijn trainingen die ook hoog scoren op leerresultaten.
2. Trainingen die hoog scoren op tevredenheid, zijn trainingen die lager scoren op leerresultaten.
3. Er is geen verband tussen tevredenheid en leerresultaten.

Onderzoekers hebben deze vraag onderzocht onder meer dan 1.400 studenten. Daarbij werden de tevredenheidsmetingen vergeleken met toetsresultaten. Het resultaat: er is een verwaarloosbaar klein positief verband tussen tevredenheid en leerresultaten. Zo klein, dat het geen praktische waarde heeft. Antwoord drie is dus het beste antwoord. (Dit kun je teruglezen in het boek Evidence Based Training Methods van Ruth Colvin-Clark, pagina 11)

Vervolgens onderzocht men waar die tevredenheid wél op gebaseerd is. Uiteindelijk blijkt de tevredenheid van een deelnemer vooral afhankelijk van:

1. De betrokkenheid van de trainer
2. De gelegenheid tot sociale interactie binnen de training

Evaluatieformulieren of ‘smile sheets’ meten vaak vooral de tevredenheid van de deelnemers. En die tevredenheid heeft dus nauwelijks te maken met het leerresultaat! Anders gezegd: als jij een hoog cijfer wil van je deelnemers, investeer dan in persoonlijke aandacht voor de deelnemers en zorg voor een programma met veel ruimte voor onderling contact! Voor de duidelijkheid: ik vind dit absoluut waardevolle eigenschappen van een trainer. Een trainer die geen contact kan maken met deelnemers, kan beter iets anders gaan doen. Ik vind tevreden deelnemers ook heel belangrijk.

Het probleem is alleen dat we aan het einde van de training vaak iets anders meten dan wat we aan de voorkant hebben afgesproken! Heb jij wel eens een opdrachtgever gehad die zei: “Het maakt mij niet uit wat mijn medewerkers leren, als ze maar tevreden zijn over de training.”? Ik hoop van niet, want dan kunnen ze beter een entertainmentbureau bellen.

Toch is een evaluatieformulier niet helemaal waardeloos. Het ligt er aan welke vragen je stelt. Maar voordat we daarnaar gaan kijken, wil ik eerst even stilstaan bij de vraag wat evalueren nu eigenlijk is.

Wat is het evalueren van trainingen?

Evalueren betekent letterlijk: het bepalen van de waarde. Een evaluatie van een training heeft dus als doel dat je de waarde van die training te weten komt. Na afloop van de training wil je weten of de training ‘waardevol’ was voor jouw deelnemers en de opdrachtgever.

De waarde die jij zou leveren, heb je als het goed is vooraf vastgesteld op jouw website, of in gesprek met de opdrachtgever. Zoals je inmiddels van mij weet, is de toegevoegde waarde van een trainer nooit jouw kennis. (Wist je dat nog niet? Lees dan straks dit artikel nog even. De toegevoegde waarde van een trainer.)

Donald KirkPatrick heeft een model gemaakt met vier niveaus waarop je een training kunt evalueren.

1. Niveau 1: tevredenheid. Dit is de mate van tevredenheid van de deelnemers over de training.
2. Niveau 2: leren. Hier gaat het om de kennis en vaardigheden die de deelnemers geleerd hebben.
3. Niveau 3: gedrag. Hier gaat het om de mate waarin de deelnemers erin geslaagd zijn buiten de training het geleerde toe te passen.
4. Niveau 4: resultaat. Hier gaat het om het effect van de toepassing, de gevolgen dus van niveau 3.

Ik gaf eens een incompany-training ‘Van Leren naar Presteren‘. Eén van de deelnemers concludeerde heel verrast: “Wij beloven onze klanten betere samenwerking in hun team, maar we evalueren alleen maar of ze de trainingsdag prettig vonden! We beloven een resultaat, maar meten alleen op tevredenheid!”

Evalueren is dus niet zo simpel. Je moet heel helder hebben welke gedragsdoelen je wilt bereiken en vervolgens een methode kiezen waarmee je kunt meten of je dat doel bereikt hebt. En dat is soms best lastig vast te stellen.

Evalueren van trainingen, maar dan anders…

Tip 1: Kijk verder dan deelnemerstevredenheid. Zeg dus niet meer: “Ik heb een goede training gegeven want de deelnemers waren tevreden.” Geniet van die tevredenheid want dat is prima, maar hang er niet automatisch het label ‘kwaliteit’ aan. Je bent meer dan een entertainer, dus durf een stapje verder te gaan! Ontevredenheid van een deelnemer betekent dus ook niet automatisch dat jouw training niet goed was.

Tip 2: Evalueer soms niet. Formeel evalueren hoeft van mij niet altijd. Jij hebt er toch ook geen zin in om na ieder restaurantbezoek een evaluatieformulier in te vullen? Zeker bij een korte workshop of training kun je dat best weglaten. Vertrouw er maar op dat je het goed doet en dat je het ook wel hoort als dat niet zo is.

Tip 3: Bepaal eerst de gedragsdoelen van jouw training. Je kunt alleen evalueren als je een doel hebt. Bepaal hoe je de beoogde gedragsdoelen (niveau 3) ná de training zou kunnen meten. Resultaatmetingen (niveau 4) zijn specialistisch vakwerk. Ik beperk me de toepassing van het geleerde in de praktijk. Zie ook tip 7.

Tip 4: Houd het formulier simpel. Als je dan toch een formulier wil of moet gebruiken, houd het dan simpel. Stel een paar slimme vragen waarvan je weet dat je echt iets met de antwoorden gaat doen. Neem bijvoorbeeld de beoogde doelen op in het formulier, en vraag de deelnemers in welke mate deze bereikt zijn.

Tip 5: Combineer het formulier met een actieplan. In een evaluatieformulier kun je deelnemers ook vragen naar hun belangrijkste inzichten en actiepunten. Welke onderwerpen vond je het meest nuttig? (aanvinklijstje) Wat zijn de belangrijkste inzichten die je hebt opgedaan? Hoe ga je dit na de training toepassen? Wat zullen jouw collega’s hiervan merken?

Tip 6: Evalueer ook ín jouw training. Als je een activerende training geeft waarin deelnemers aan de slag gaan met wat ze leren, kun je in de training al heel goed evalueren. Als je ziet dat de meeste deelnemers een oefening niet kunnen uitvoeren, dan heb je blijkbaar in de training of daarvoor al iets niet goed gedaan. Als deelnemers een eindoefening, waarin ze het gewenste gedrag al laten zien, goed doen, dan heb je een prachtig resultaat bereikt op niveau 2. (Met een voorspellende waarde voor niveau 3, de toepassing ná de training.)

Tip 7: Evalueer op niveau 3 met toepassingsopdrachten. Het evalueren van trainingen kan prima door de deelnemers een logische en nuttige opdracht mee te geven. Ondertussen kun jij aan het resultaat zien wat je nog anders of beter kunt doen. Ik vind het leuk als je onder dit artikel zelf ook wat voorbeelden zet van hoe jij evalueert met toepassingsopdrachten!

• Agressietraining voor baliemedewerkers: bezoek van een agressieve mysteryguest
• Leiderschap: 360 graden feedback, drie maanden na de cursus
• Trainingen ontwerpen: trainingsplan schrijven
• Communicatietraining: gespreksopname + eventueel een reflectieverslag
• Timemanagement: actieplan schrijven en voortgang in een volgende bijeenkomst presenteren.
• Assertiviteitstraining: persoonlijk actieplan met concrete  toekomstige situatie en terugkoppeling achteraf naar de trainer
• Slipcursus: ehh… laten we dat toch maar beperken tot een eindoefening op het oefencircuit

Tja dit kost geld. Maar het mooie is dat evaluaties op deze manier zelf ook weer leerrendement opleveren. Want de deelnemers oefenen nog een keer met het geleerde!

Bij sommige van mijn trainingen is deze evaluatie facultatief. Ik noem dat een proeve van bekwaamheid en de deelnemers krijgen dan een diploma in plaats van een bewijs van deelname.

In mijn NOBTRA-erkende trainersopleiding is het examen zo’n proeve van bekwaamheid. Je geeft dan een training aan de overige deelnemers en een aantal gasten. Voor mij als opleider is dat een belangrijk evaluatiemoment waarmee ik de opleiding verder kan verbeteren. Hier vind je meer informatie over de trainersopleiding.