De trainer als procesbegeleider

Er waren eens twee trainers die naar mij toe kwamen met een vraag.

De eerste trainer vertelde dat ze trainingen geven best leuk vond, maar moeite had om haar boodschap over het voetlicht te brengen. Het leek of de deelnemers haar niet helemaal serieus namen. De deelnemers gingen ook vaak met elkaar in discussie en ze had moeite om er dan tussen te komen en weer verder te gaan.

De tweede trainer vertelde dat ze graag wat meer interactie in haar trainingen wilde. Ze vertelde mij dat ze daar wel om vroeg, maar de deelnemers reageerden nauwelijks. “Hoe krijg ik mijn deelnemers wat actiever?” vroeg ze.

Bij beide trainers ben ik op bezoek geweest. Dat waren leerzame ervaringen. Ik zag daar iets dat voor iedere trainer belangrijk is, en waar ik ook deze twee trainers mee heb kunnen helpen.

In dit artikel vertel ik over dat trainingsbezoek, over de rollen die je als trainer kunt innemen en de momenten waarop je dat het beste kunt doen. Ook geef ik je tips hoe je beide rollen verder kunt ontwikkelen.

Het bezoek

De eerste trainer startte haar training op een vriendelijke manier. Ze zat op een stoel in de groep. Vooraan, een beetje rechts van het midden, naast de deelnemers. Ze had aandacht voor iedereen die iets wilde vertellen. Toen ze uiteindelijk startte met de inhoud, was ze al iets uitgelopen in haar planning. Ze bleef zitten waar ze zat, opende de PowerPoint en legde uit hoe het Johari-venster werkt. Die uitleg ging niet zo vlot. Deelnemers onderbraken haar regelmatig, maar gingen soms ook met elkaar in discussie. Ik zag haar frustratie toenemen. Ze wilde verder, maar wist duidelijk niet hoe ze dat voor elkaar kon krijgen.

De tweede trainer was iemand die meteen de leiding nam. Ze ging voor de groep staan, presenteerde het programma en begon meteen daarna met uitleg over de kernkwadranten. Het was een inspirerend verhaal met duidelijke uitleg en mooie voorbeelden. Het was duidelijk dat ze enthousiast was en geloofde in de waarde van wat ze vertelde. Na ongeveer 25 minuten stelde ze voor het eerst een vraag aan de deelnemers. Het bleef stil. Toen de trainer iemand aanwees, kwam er een aarzelend antwoord, waarna de trainer maar weer verder ging met haar verhaal.

Wat gebeurde hier?

Zie je wat hier gebeurde? Ik hoop dat ik mijn herinneringen (van alweer een aantal jaren geleden) zo heb weten te verwoorden dat jij het ook ziet.

Een trainer heeft namelijk verschillende rollen. De twee belangrijkste rollen zijn die van ‘docent’ en ‘procesbegeleider’. Die rollen zijn geen karaktertyperingen, al zal de ene rol je misschien wat beter liggen dan de andere. Het zijn rollen die allebei nodig zijn in een training. Het is belangrijk dat je beide rollen kent, en dat je ze op het juiste moment weet in te zetten. (De namen voor de rollen zijn overigens door mij gekozen en hebben geen enkel verband met de functie van een docent op een onderwijsinstelling.)

De rol van docent

De rol van docent is misschien wel de meest bekende rol van een trainer. Enkele belangrijke kenmerken van deze rol zijn:

• De docent neemt een centrale positie in (meestal staand) en houdt de leiding
• De docent is inhoudelijk deskundig
• De docent geeft uitleg, beantwoord vragen, alle interactie verloopt via de docent
• De docent geeft instructies bij opdrachten
• De docent stuurt de groep naar een inhoudelijk doel
• De docent zorgt voor maximale duidelijkheid

Deze rol roept een complementaire reactie op: de deelnemers luisteren en kijken naar de trainer en volgen zijn of haar aanwijzingen.

De rol van procesbegeleider

De rol van procesbegeleider ziet er anders uit. Enkele belangrijke kenmerken van deze rol zijn:

• De procesbegeleider zit (vaak) voor de groep, of bevindt zich buiten de groep
• De procesbegeleider observeert wat er in de groep gebeurt en reageert daarop
• De procesbegeleider weet het antwoord misschien wel, maar laat deelnemers er zelf achter komen
• De procesbegeleider stimuleert onderlinge interactie tussen de deelnemers
• De procesbegeleider stelt vragen. Soms over de inhoud, maar ook over het groepsproces.
• De procesbegeleider is vooral volgend of gidsend, in plaats van sturend

Deze rol roept ook een complementaire reactie op: de deelnemers zullen sneller het initiatief nemen en reageren op vragen.

Hoe kon ik deze trainers helpen?

De eerste trainer beheerste vooral de rol van procesbegeleider. Ze zei letterlijk tegen mij dat ze niet de indruk wilde wekken dat ze belangrijker was dan de groep. Daarom bleef ze zitten. Bij de introductie van de training werkte dat, maar het ging mis toen ze nieuwe theorie moest uitleggen. Eigenlijk durfde ze niet goed de leiding te nemen en duidelijk te zijn. Haar houding en taalgebruik paste niet bij het doel van dat trainingsonderdeel. Ze had hier beter de docentrol kunnen gebruiken. Dat is dan ook iets dat ze geoefend heeft. Daardoor veranderden overigens ook haar gedachten over de docentrol. Ze realiseerde zich dat deze rol soms nodig is en dat zij deze rol ook in zich had!

De tweede trainer beheerste vooral de rol van docent. Door haar sterke leiderschap bracht ze snel duidelijkheid en kon ze nieuwe leerstof ook duidelijk uitleggen. Maar toen ze in gesprek wilde met de groep, nam ze daar onvoldoende tijd voor. De deelnemers waren enigszins passief geworden door de lange introductie. Daarnaast bleef ze ook op dezelfde centrale positie staan als tijdens de uitleg. Deze trainer heeft geoefend met de procesbegeleidersrol en het beperken van de zendtijd. Het verbaasde haar dat ze uiteindelijk, ondanks haar goede bedoelingen, zelf de belemmering bleek te zijn voor meer interactie in de groep!

Wanneer neem je welke rol?

Uit bovenstaande uitleg is al duidelijk geworden dat de ‘docentrol’ geschikt is voor momenten waarop je iets uitlegt. Ook bij het begin van een training kan deze sturende rol bijdragen aan de veiligheid van de deelnemers. De ‘procesbegeleidersrol’ is een meer coachende rol en past daarom vooral bij momenten waarop de deelnemers hun ervaringen vertellen, of wanneer de deelnemers aan de slag gaan met wat je uitgelegd hebt. Uiteraard komt de rol van procesbegeleider vaker voor in teamtrainingen waarin inhoudelijke doelen een ondergeschikte rol spelen maar vooral het samenwerkingsproces centraal staat. Zulke trainers noemen zichzelf dan ook vaak teamcoaches. Maar ook in iedere training waarin overdracht van kennis en vaardigheden centraal staat, heb je de rol van procesbegeleider regelmatig nodig.

Uiteindelijk gaat het erom dat je als trainer voortdurend kunt schakelen tussen deze rollen. Dat kan ook vrij snel achter elkaar gebeuren. Kijk maar naar dit voorbeeld.

1. Je heet de deelnemers welkom en legt het programma uit. (docent)
2. Je vraagt de deelnemers naar hun ervaringen of leerwensen. (procesbegeleider)
3. Je geeft uitleg over model X. (docent)
4. Je geeft instructie voor een oefening waarin model X toegepast wordt. (docent)
5. Je begeleidt een groepje dat met de oefening bezig is. (procesbegeleider)
6. Je vraagt de deelnemers na afloop hun ervaringen in de oefening te delen. (procesbegeleider)

Trainers die kunnen schakelen tussen deze rollen, krijgen een veel breder gedragsrepertoire. Je past jouw gedrag aan op het doel dat je wilt bereiken. Op het ene moment stuur je meer, en op het andere moment volg je meer.

Hoe werd ik meer procesbegeleider?

Toen ik trainer werd, was de ‘docent’ voor mij vertrouwder dan de ‘procesbegeleider’. Ik heb dit schakelen onder andere geoefend door bij ieder onderdeel te noteren welke rol ik wilde nemen. Bij de rol van procesbegeleider noteerde ik vooraf wat vragen die ik zou kunnen stellen. Zo werd ik er bij de uitvoering aan herinnerd. Ook leerde ik coachen met Motiverende Gespreksvoering en deze vaardigheden ging ik gebruiken in mijn trainingen. Ik ontdekte dat deelnemers heel veel zelf kunnen en dat gaf mij het vertrouwen dat ik nodig had om de sturende docentrol af en toe los te laten.

Hoe word je meer docent?

Trainers die willen oefenen met de rol van docent adviseer ik te beginnen met vast te stellen wanneer je die rol wilt nemen. Op de momenten dat je de docentrol wilt nemen, ga je staan en geef je kort en krachtig uitleg. Om het voor jezelf niet al te ongemakkelijk te maken, kun je dat het beste maximaal 5 minuten doen, en daarna steeds weer even de interactie met de groep zoeken. Die sturende uitleg- of instructiemomenten kun je goed oefenen vooraf. Begin met enkele kleine momenten per training. Als je het moeilijk vind om zo duidelijk de leiding te nemen, realiseer je dan dat de deelnemers dit van jou verwachten. Niet alleen bij uitleg of instructie, maar ook bij storend gedrag van deelnemers. Duidelijkheid en leiderschap geven veiligheid, en maken van jou echt geen onvriendelijke trainer.

In de train-de-trainercursus van Bridge2learn oefen je in het gebruik van beide rollen. Heb je zelf nog ideeën over deze twee rollen, of manieren hoe je deze rollen kunt leren? Laat dan een reactie achter onder dit artikel.