Trainingsplan
Een trainingsplan, lesplan of draaiboek is een document waarin je als trainer beschrijft hoe je jouw training gaat uitvoeren. Bij Bridge2learn gebruiken we een format dat in de afgelopen tien jaar ontwikkeld is en inmiddels door honderden trainers gebruikt wordt. Op deze pagina kun je een template downloaden en vind je ook een toelichting op de onderdelen. Ook laat ik in dit artikel zien wat de voordelen van een trainingsplan zijn en hoe ik hiermee werk.
Wat is een trainingsplan?
Voordat ik het nut van zo’n plan laat zien, moeten we even afstemmen wat een trainingsplan nu eigenlijk is. Een trainingsplan beschrijft hoe je een training gaat uitvoeren. Het is dus geen beschrijving van de inhoud, bijvoorbeeld de theorie, van de training. De inhoud van een training staat meestal in hand-outs, artikelen, readers, filmpjes en boeken. In een trainingsplan beschrijf je op welke manier je die inhoud zo gaat overdragen dat jouw deelnemers er zoveel mogelijk van gaan leren. Het gaat dus over het ‘hoe’ en niet over het ‘wat’.
Als je alleen een presentatie geeft, heb je geen plan nodig. Een presentatie is ook geen training en levert doorgaans ook weinig leerrendement op. Als je van een presentatie een training of workshop met activerende werkvormen wil maken, dan is een trainingsdraaiboek of -plan nuttig. Activerende werkvormen kun je doorgaans niet improviseren. Daar heb je bijvoorbeeld materialen voor nodig, schriftelijke instructies, een casus, ruimte op de vloer.
Waarom een trainingsplan?
Misschien ben jij wel iemand die een training helemaal uit je hoofd geeft. Of misschien staat jouw training wel in PowerPoint en vind je zo’n extra document overbodig. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je sowieso niet van plannen houdt. Misschien wil je flexibel meebewegen met de groep en vind je zo’n trainingsplan een keurslijf. Als je deelnemers tevreden zijn, waarom zou je dan met een lesplan of draaiboek gaan werken?
Het schrijven van een goed plan kost tijd. Ik vind het ook niet altijd leuk om te doen. Maar het levert heel veel op. De volgende voordelen heb ik zelf ervaren, maar hoor ik ook terug van trainers die met een trainingsplan, lesplan of draaiboek gaan werken:
- Een trainingsplan helpt je om de doelen expliciet te maken van jouw training en van jouw werkvormen. Het expliciet maken van doelen is één van de belangrijkste succesfactoren voor een goede training. Zie ook dit artikel over gedragsdoelen.
- Het helpt je om jouw training goed te doordenken. Je hebt de hele training als het ware al een keer afgespeeld in je gedachten. En je zult merken dat je daar steeds beter in wordt. Omdat ik altijd (ja echt, iedere training opnieuw) met een trainingsplan werk, word ik steeds beter in het inschatten van de lengte van werkvormen. Het gebeurt me steeds vaker dat een training precies volgens plan verloopt. Je zult mij zelden zien haasten of opmerkingen horen maken als ‘Gezien de tijd…‘.
- Een trainingsplan geeft rust in je hoofd. Je hoeft niet op het laatste moment nog van alles uit je hoofd te leren. De werkvormen staan op papier en daar kun je altijd op terug vallen.
- Een trainingsplan helpt je bij het evalueren en bijstellen van je training. Na afloop van een training kun je notities maken zodat je de volgende keer werkvormen iets kunt aanpassen. Als je niks op papier hebt staan, wordt dat lastig.
- Een trainingsplan maakt jouw training enigszins overdraagbaar aan collega-trainers met dezelfde inhoudelijke kennis.
- Een trainingsplan verkort de voorbereidingstijd als je een training moet herhalen.
Hoe gebruik je een trainingsplan tijdens je training?
Misschien vraag je je af of zo’n trainingsplan dan geen keurslijf wordt bij de uitvoering van een training. Je wilt met je aandacht bij de deelnemers zijn en niet steeds op je klok en in je trainingsplan kijken. De waarheid ligt in het midden. Als je nooit op de klok kijkt, krijg je weer andere problemen.
Bij mij werkt het zo.
Het voorblad van het trainingsplan (met daarop het programma-overzicht) heb ik altijd links bovenop liggen. Daarnaast ligt de rest van het trainingsplan met bovenop het onderdeel waar ik op dat moment mee bezig ben. Op die manier kan ik zowel het totaalplaatje als het onderdeel waar ik mee bezig ben in de gaten houden.
Tijdens de uitvoering krabbel ik al kleine evaluatie-notities op het voorblad. ‘Instructie bij opdracht 3 duidelijker uitwerken.’ ‘Volgende keer met eigen doelen van deelnemers werken.’ ‘Oefening interactie duurde 60 minuten’ Na de training verwerk ik deze notities meteen in rood in het trainingsplan. Als ik dit trainingsplan later nog eens gebruik, of onderdelen daaruit, zie ik meteen deze notities staan en kan ik het trainingsplan op dat moment aanpassen.
Als ik merk dat ik uitloop, dan kan ik daarop meteen anticiperen. Ik kort dan een volgend onderdeel iets in of sla iets over. Meestal zeg ik daar niets over tegen de deelnemers. Wat niet weet, wat niet deert. Advies: zeg in ieder geval niet: “Eigenlijk had ik nu nog een heel leuke werkvorm, maar gezien de tijd slaan we die nu over.” Val jouw deelnemers niet lastig met je eigen ongemak of planningsfouten als dat niet bijdraagt aan het doel van de training.
Ik kreeg eens een leuk compliment dat alles te maken had met mijn trainingsplan. Iemand volgde bij mij een training over omgaan met weerstand in trainingen. Aan het einde van de training zei hij: “Mijn grootste leerervaring is misschien wel niet de inhoud, maar dat jij een vol programma hebt, maar toch de hele dag de rust zelf bent en ook nog eens exact op tijd klaar bent. Hoe doe je dat?”
En wat doe je als je even de draad kwijt bent?
Lach vriendelijk naar je deelnemers en geef ze een extra pauze. Of vertel dat je de draad kwijt bent en even gaat opzoeken waar je gebleven was. Waarom niet? Laat alsjeblieft het idee los dat een training een theatershow is die helemaal uit het hoofd gegeven moet worden. Je bent gewoon samen aan het werk en natuurlijk mag je dan ook even iets opzoeken als dat nodig is.
In werkelijkheid zal dit zelden gebeuren. Want in een echte training (geen presentatie) zijn de deelnemers zo vaak zelf aan het werk, dat je tussendoor voldoende tijd hebt om in je plan het volgende onderdeel te bekijken.
Trainingen ontwerpen en uitvoeren
Het ontwerp en de uitvoering van een training horen bij elkaar. Door een goed ontwerp verbeter je jouw uitvoering en door een goede uitvoering kun je jouw ontwerp weer verbeteren. In de train-de-trainercursus van Bridge2learn leer je trainingen ontwerpen en uitvoeren.
